Esos miles de mails

Recibo como cada día -seguro que como la mayoría de ustedes- una cantidad tremenda de e-mails de clientes, de colaboradores y de colegas. He calculado que unos 40 ó 50 diarios. Textos que he de leer por obligación, unos a fondo, otros sólo para darme por enterado. Algunos de ellos requieren de mi contestación personal. Bastantes de los que leo no debería hacerlo porque o no me interesa el tema o son sólo para mi conocimiento. Gracias al “C/C” me doy cuenta de que he servido a los intereses de alguien que me ha puesto de manera virtual en su mensaje para protegerse, para reforzarse o para vaya usted a saber qué. Los 40 ó 50 diarios es una cifra modesta en comparación con la de algunos de ustedes. Lo sé; pero hacen un total de 17.000 e-mails al año, cantidad que va creciendo de manera paulatina con el tiempo. Tengo instalado la correspondiente barrera anti-spam y ello, por lo menos, me quita de una vez otros tantos del buzón. A todos ellos añado los 20 e-mails diarios de diferente extensión e importancia que envío o reenvío yo mismo contestando los que recibo o por propia iniciativa. Esto sube la cifra de e-mails que manejo a unos 25.000, si los sumo todos.
Estas cifras me llevan a las siguientes reflexiones que me gustaría compartir con ustedes:
- Decía Mintzberg que al menos un 60% del tiempo directivo se lo lleva la comunicación. Con el cambio del teléfono y la circular por el e-mail, estamos aumentado ese porcentaje. Hoy más que nunca dirigir es comunicar y comunicar por escrito.
- ¿Cuántos de nosotros hemos recibido formación básica sobre el uso del mail? ¿En cuántos programas de formación directiva existe un reflejo de esta realidad?
- ¿Contamos en nuestra empresa con algún código de uso de esta herramienta: libro de estilo, Netiquette?
En otro orden de cosas…
Hace poco participé en un serio seminario sobre comunicación. El formador quiso relajar el ambiente proponiéndonos la tarea de reunir entre todos respuestas automáticas de esas que el Outlook ofrece cuando estamos fuera de la oficina. Respuestas con “mala idea”, pero con mucho sentido del humor. He aquí algunas de las que anoté de las muchas que la sesión de creatividad produjo. Algunas de ellas, juraron los autores, eran reales no inventadas:
1. Esta es una notificación automática de fuera de oficina. Si estuviera en ella no habrías recibido ni la menor contestación por mi parte.
2. Estoy harto de eliminar todos los mails estúpidos que sueles enviarme. Así que el que me acabas de mandar ha sido eliminado automáticamente por mi Outlook nada más ser recibido.
3. Gracias por tu mail. He cargado a tu tarjeta de crédito 6 euros por las diez primeras palabras y 1.99 por cada palabra adicional.
4. Nuestro server es incapaz de verificar sus datos y no ha podido hacer llegar su mail a su destinatario. Por favor, apague su ordenador y vuelva a enviar nuevamente el mail. (Lo bonito de este mensaje será comprobar cuanta gente hay que envía una y otra vez el mismo e-mail).
5. Gracias por su mail. Ha sido añadido a la cola de mensajes en espera del sistema. Está usted actualmente en la 354ª plaza. Recibirá confirmación de recepción en aproximadamente 19 semanas.
6. Estaré fuera de la oficina durante 2 semanas por razones de salud. Cuando regrese llámame Luisa en vez de Luis.